{"id":57031,"date":"2007-01-03T23:45:00","date_gmt":"2007-01-03T23:45:00","guid":{"rendered":"https:\/\/fmlatribu.com\/noticias\/?p=57031"},"modified":"2024-08-10T22:13:04","modified_gmt":"2024-08-10T22:13:04","slug":"la-comunicacion-interna-en-las-organizaciones-objetivos-y-herramientas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fmlatribu.com\/noticias\/la-comunicacion-interna-en-las-organizaciones-objetivos-y-herramientas\/","title":{"rendered":"La comunicaci\u00f3n interna en las organizaciones: objetivos y herramientas"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>Ximena Tordini &#8211; Colectivo La Tribu &#8211; 3 de enero de 2007.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>La comunicaci\u00f3n interna es inseparable de los procesos integrales de gesti\u00f3n y es una dimensi\u00f3n transversal a todos los procesos organizacionales. En este sentido, su objetivo m\u00e1s importante es consolidar, apoyar y crear las condiciones grupales necesarias al proyecto global de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>En una organizaci\u00f3n orientada hacia la generaci\u00f3n de ganancias econ\u00f3micas, la comunicaci\u00f3n interna estar\u00e1 dise\u00f1ada de manera tal que genere condiciones para la eficiencia, la eficacia, la optimizaci\u00f3n de los tiempos y el control de los conflictos internos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/fmlatribu.com\/vivalaradio_crudo\/gestion-radios-comunitarias\/_imgs\/GES_orga1_herramientas.gif\" alt=\"herramientas\" width=\"229\" height=\"330\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center\"><em>El Fantasma de Heredia<\/em><\/p>\n\n\n\n<p>En una organizaci\u00f3n con objetivos sociales o culturales que pretende llevar adelante una construcci\u00f3n democr\u00e1tica y eficaz al mismo tiempo, la comunicaci\u00f3n interna estar\u00e1 orientada a facilitar los procesos de participaci\u00f3n, intercambio y construcci\u00f3n colectiva.<\/p>\n\n\n\n<p>En una organizaci\u00f3n centralizada, el dise\u00f1o de la comunicaci\u00f3n interna intentar\u00e1 que las decisiones lleguen adecuadamente de un punto a otro de manera clara y en los tiempos necesarios. En una organizaci\u00f3n descentralizada, el dise\u00f1o deber\u00e1 encontrar las formas de comunicaci\u00f3n que permitan la integraci\u00f3n y eviten la fragmentaci\u00f3n. Y as\u00ed, en cada caso.<\/p>\n\n\n\n<p>Esto no quiere decir que debamos ser \u201cconservadores\u201d a la hora de planificar y dise\u00f1ar. Tener en cuenta el marco organizativo en el que nos encontramos no significa que debemos respetar a raja tabla las caracter\u00edsticas estructurales de la organizaci\u00f3n y proponer s\u00f3lo estrategias completamente funcionales a una situaci\u00f3n presente.<\/p>\n\n\n\n<p>En tanto planificadores y planificadoras de procesos comunicacionales podemos adecuarnos a los marcos institucionales establecidos y dise\u00f1ar estrategias para consolidarlos. Pero tambi\u00e9n podemos partir de una realidad institucional para modificarla. El dise\u00f1o de procesos de comunicaci\u00f3n interna puede ser una estrategia de cambio. Siempre y cuando en la organizaci\u00f3n exista la voluntad pol\u00edtica de transformar esa realidad.<\/p>\n\n\n\n<p>Para sintetizar, podemos decir que las principales consecuencias de una comunicaci\u00f3n interna planificada adecuadamente deber\u00edan ser:<\/p>\n\n\n\n<p><strong>La consolidaci\u00f3n del grupo humano<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>En muchas organizaciones, cuando se hace un diagn\u00f3stico, aparecen la \u201cfalta de compromiso\u201d o la \u201cfalta de participaci\u00f3n\u201d, la \u201cfragmentaci\u00f3n de los equipos\u201d, el hecho de que \u201ccada uno hace lo que le parece mejor\u201d o la \u201cfalta de reconocimiento a mi trabajo\u201d.<\/p>\n\n\n\n<p>Podr\u00edamos decir que nadie se compromete con un proyecto que no conoce y que es dif\u00edcil que alguien piense globalmente si ignora cu\u00e1les son los planes estrat\u00e9gicos. Sin embargo, es m\u00e1s frecuente de lo que podemos imaginar que al hacer una especie de encuesta interna preguntando \u201c\u00bfCu\u00e1les son los objetivos generales de esta organizaci\u00f3n?\u201d nos encontremos con desconocimientos, confusiones o definiciones m\u00e1s que vagas.<\/p>\n\n\n\n<p>La comunicaci\u00f3n interna puede ayudar a que la misi\u00f3n y la historia de la organizaci\u00f3n sean compartidas por todos sus integrantes.<\/p>\n\n\n\n<p>En las corrientes vinculadas al management empresarial esto se vincula con la \u201cmotivaci\u00f3n del personal\u201d. Pero m\u00e1s all\u00e1 de esta concepci\u00f3n funcionalista, deber\u00edamos tener en cuenta que comprender los or\u00edgenes de la organizaci\u00f3n, las motivaciones iniciales que le dieron nacimiento y sus procesos internos permite a cada uno de sus miembros integrarse en una historia colectiva y, tambi\u00e9n, aprender del pasado para no cometer los mismos errores.<\/p>\n\n\n\n<p>Lo mismo sucede, sobre todo en organizaciones grandes, con los modos de funcionamiento. Desconocimiento del organigrama o de las responsabilidades de los otros compa\u00f1eros son situaciones que derivan r\u00e1pidamente en conflictos y malos entendidos. Ignorar los planes de trabajo generales suele conducir a cierta fragmentaci\u00f3n y a derrochar esfuerzos. Y desconocer el sentido que tienen las propias acciones en un plan general de trabajo puede llevar a que cada una de las personas no sepa lo importante que es su aporte a la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Por todo esto, no hay que descuidar los espacios y los medios destinados a:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>La multiplicaci\u00f3n de los objetivos organizacionales y el intercambio sobre los mismos.<\/li>\n\n\n\n<li>La recreaci\u00f3n de la memoria y la historia grupal.<\/li>\n\n\n\n<li>El informe sobre la situaci\u00f3n econ\u00f3mica de la organizaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>El esclarecimiento de los modos organizacionales (organigramas, roles, salarios, horarios, etc.) y las responsabilidades individuales y grupales.<\/li>\n\n\n\n<li>La presentaci\u00f3n e intercambio de los planes de trabajo generales y de cada uno de los equipos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>La articulaci\u00f3n de las acciones de la organizaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>La adecuada comunicaci\u00f3n de los objetivos generales, de los planes de trabajo y de la lectura y evaluaci\u00f3n que se hace del contexto ayudan a integrar todas las acciones del grupo en el mismo sentido.<\/p>\n\n\n\n<p>Si los objetivos son construidos de manera colectiva y multiplicados en el interior del grupo ser\u00e1 posible que cada uno y cada una se ubique en un marco general y desde all\u00ed proyecte sus ideas y tareas. Si las decisiones circulan claramente y los cambios se informan con antelaci\u00f3n se reducir\u00e1n las posibilidades de que haya malos entendidos, rumores y malestares.<\/p>\n\n\n\n<p>Pero fundamentalmente, los espacios de intercambio sobre los planes estrat\u00e9gicos, la informaci\u00f3n sobre el trabajo puntual de cada equipo y los \u00e1mbitos de evaluaci\u00f3n de las tareas son fundamentales para que cada una de las partes est\u00e9 integrada en un todo que desarrolle con eficacia los objetivos y la misi\u00f3n de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Planificar la comunicaci\u00f3n interna permite reunir actividades diferentes y dispersas en torno a una idea com\u00fan. Posibilita unificar el proyecto, sobre todo cuando las actividades de la instituci\u00f3n se van multiplicando y diversificando. En este sentido, permite revertir cierta tendencia a la fragmentaci\u00f3n presente en las organizaciones que crecen r\u00e1pidamente.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>La eficacia en el desarrollo de las tareas<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Finalmente, la adecuada circulaci\u00f3n de la informaci\u00f3n necesaria para el cumplimiento de las tareas ayuda a aumentar la eficacia. En este sentido, la comunicaci\u00f3n interna es un mecanismo de coordinaci\u00f3n fundamental para el desarrollo organizacional.<\/p>\n\n\n\n<p>Tener la informaci\u00f3n adecuada en el momento adecuado es un elemento fundamental para la toma de decisiones y para el cumplimiento de actividades puntuales.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Elementos a tener en cuenta en la planificaci\u00f3n de la comunicaci\u00f3n interna<\/h3>\n\n\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">1. Partir de las fortalezas y debilidades de la comunicaci\u00f3n interna que hayamos diagnosticado.<\/h5>\n\n\n\n<p>Es decir que debemos tomar al diagn\u00f3stico como base fundamental de nuestra tarea prestando especial atenci\u00f3n a las causas de los problemas y de las potencialidades. Esto nos permitir\u00e1 dise\u00f1ar soluciones a los conflictos o actividades de consolidaci\u00f3n de los logros basadas en el relevamiento de la realidad organizacional y no en nuestras intuiciones.<\/p>\n\n\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">2. Dise\u00f1ar una estrategia global en el marco de la organizaci\u00f3n en su conjunto.<\/h5>\n\n\n\n<p>Una estrategia integra acciones en diferentes \u00e1mbitos y se basa en la concepci\u00f3n de un proceso, no se reduce a \u201ctapar agujeros\u201d o \u201cponer parches\u201d. Al mismo tiempo, una estrategia implica un plan de acci\u00f3n que parte no s\u00f3lo del diagn\u00f3stico sino tambi\u00e9n de los recursos disponibles, de la realidad deseada, de los resultados esperados y de los tiempos estipulados para llegar a ellos.<\/p>\n\n\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">3. Tener en cuenta a los destinatarios del plan de acci\u00f3n comunicacional.<\/h5>\n\n\n\n<p>En el dise\u00f1o debemos considerar fundamentalmente las caracter\u00edsticas, las identidades, los h\u00e1bitos, las preferencias de las personas que se involucran en los espacios de comunicaci\u00f3n y que se relacionar\u00e1n con los medios de comunicaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>A partir de tener claras las necesidades y las identidades podremos definir los medios m\u00e1s adecuados, los lenguajes m\u00e1s apropiados, los soportes m\u00e1s pertinentes. En este momento, tambi\u00e9n debemos saber con qu\u00e9 recursos t\u00e9cnicos, y econ\u00f3micos contamos o cu\u00e1les son las posibilidades de conseguirlos.<\/p>\n\n\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">4. Partir de criterios comunicacionales para evaluar cu\u00e1les son las formas adecuadas para cada necesidad.<\/h5>\n\n\n\n<p>Hay medios y espacios m\u00e1s adecuados que otros para resolver cada una de las situaciones. Algunas veces convienen las reuniones y otras veces son preferibles los memos internos.<\/p>\n\n\n\n<p>Aqu\u00ed tambi\u00e9n tiene mucho peso la personalidad de los integrantes de los equipos y sus identidades. Hay organizaciones en los que algunos mecanismos son m\u00e1s apropiados que otros por la sola raz\u00f3n de que sus miembros se identifican m\u00e1s con algunos de ellos que les resultan m\u00e1s c\u00f3modos o m\u00e1s atractivos.<\/p>\n\n\n\n<p>Podemos identificar tres grandes tipos de medios y espacios de comunicaci\u00f3n interna. Los \u00e1mbitos y medios de informaci\u00f3n, los espacios de toma de decisiones y los medios y espacios vinculados con la gesti\u00f3n y la identidad (la capacitaci\u00f3n interna, la memoria de la organizaci\u00f3n, etc.). Cada una de estas grandes zonas de trabajo implican estrategias m\u00e1s adecuadas que otras que debemos encontrar y construir a lo largo de nuestro trabajo.<\/p>\n\n\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">5. No reducir la planificaci\u00f3n a los espacios formales de comunicaci\u00f3n.<\/h5>\n\n\n\n<p>Es un error asimilar la comunicaci\u00f3n interna al mero intercambio o circulaci\u00f3n de informaci\u00f3n. Y sabemos lo importante que es que los equipos de trabajo manejen la informaci\u00f3n necesaria para que no haya concentraci\u00f3n de la misma en unos pocos. Pero cuando hablamos de comunicaci\u00f3n, hablamos de todos los sentidos que circulan, de lo dicho y lo no dicho, de la comunicaci\u00f3n formal y de la informal.<\/p>\n\n\n\n<p>Por lo tanto, adem\u00e1s de dise\u00f1ar instancias y momentos en los cuales la informaci\u00f3n circule horizontalmente, podemos plantearnos otros objetivos vinculados a la comunicaci\u00f3n interna.<\/p>\n\n\n\n<p>Por un lado, es importante crear condiciones comunicativas para poder articular las diferencias de percepciones y la diversidad de actividades de las \u00e1reas o departamentos. Esto implica pensar los espacios de intercambio, como las reuniones, de manera tal que permitan construir perspectivas comunes a partir de la suma de las perspectivas particulares.<\/p>\n\n\n\n<p>Algunos autores se refieren a estos procesos como \u201cconversaciones para la acci\u00f3n\u201d. Una conversaci\u00f3n para la acci\u00f3n es un intercambio entre personas que desemboca en un trabajo com\u00fan que se concreta, que se hace realidad.<\/p>\n\n\n\n<p>Hay algunos mecanismos para facilitar la comunicaci\u00f3n interna conocidos y puestos en pr\u00e1ctica en organizaciones de todo tipo. Son sencillos y en general no precisamos muchos recursos econ\u00f3micos ni t\u00e9cnicos para realizarlos.<\/p>\n\n\n\n<p>Lo que nunca dejaremos de precisar es la capacidad de comprender las necesidades de los colectivos de trabajo y la creatividad para encontrar las mejores soluciones.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Los espacios de comunicaci\u00f3n interna<\/h3>\n\n\n\n<p>La comunicaci\u00f3n interna tiene momentos e instancias especiales. Pero una parte de ella sucede sin que nos demos cuenta, como cuando una persona que reci\u00e9n conocemos se forma una imagen de nosotros por la manera en la que hablamos o los colores de nuestra ropa.<\/p>\n\n\n\n<p>Esa comunicaci\u00f3n cotidiana y espont\u00e1nea, en el sentido que no est\u00e1 planificada, no sucede en el vac\u00edo. Por el contrario, se da en un espacio muy concreto y con caracter\u00edsticas muy propias: el \u00e1mbito de trabajo.<\/p>\n\n\n\n<p>Muchas veces la disposici\u00f3n edilicia del espacio de trabajo no facilita el encuentro entre las personas. Porque es inc\u00f3modo, porque sale y entra gente todo el tiempo o porque es c\u00f3modo y los que pasan se sientan a charlar sin considerar que otros est\u00e1n trabajando.<\/p>\n\n\n\n<p>Si prestan atenci\u00f3n podr\u00e1n verificar que existen canales de informaci\u00f3n que est\u00e1n relacionados con los lugares y los ambientes de trabajo. Los espacios facilitan ciertas relaciones y dificultan otras. Las personas que trabajan en la misma oficina comparten entre s\u00ed m\u00e1s cosas que las que se encuentran en otro sector, las personas que van todos los d\u00edas a la oficina se enteran de m\u00e1s informaciones que los que asisten m\u00e1s espor\u00e1dicamente, los que trabajan demasiado temprano en la ma\u00f1ana o demasiado tarde en la noche est\u00e1n m\u00e1s \u201cperdidos\u201d que los que comparten horarios centrales.<\/p>\n\n\n\n<p>El uso que se hace de los espacios tiene mucho que ver con la comunicaci\u00f3n cotidiana. Por eso, es importante prestar atenci\u00f3n a la disposici\u00f3n de los lugares de trabajo de manera tal que faciliten las tareas y las relaciones en lugar de obstaculizarlas.<\/p>\n\n\n\n<p>Uno de los grandes \u00e1mbitos de la comunicaci\u00f3n interna informal es el rumor. Los rumores son una manera de compensar la falta de informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Es decir que cuando no hay verdadera informaci\u00f3n en los espacios formales se generan, en los espacios informales, comentarios, suposiciones, hip\u00f3tesis, chismes que intentan explicar situaciones que realmente se desconocen, adelantar datos que no han sido divulgados, evidenciar internas o enfrentamientos, etc.<\/p>\n\n\n\n<p>La existencia de rumores no es un problema en s\u00ed. Comienza a ser relevante cuando genera ciertos niveles de conflictos o cuando se conf\u00eda m\u00e1s en los rumores que en la verdadera informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Las relaciones interpersonales suelen ser el principal medio de comunicaci\u00f3n en las organizaciones y tambi\u00e9n la causa de buena parte de los conflictos. Muchas veces es m\u00e1s importante mejorar las relaciones personales y los espacios de intercambio cara a cara que dise\u00f1ar mediaciones (escritas, por ejemplo). Una serie de reuniones frustradas suele generar muchos m\u00e1s conflictos y angustias en los integrantes del equipo que la falta de un bolet\u00edn interno.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Las reuniones<\/h3>\n\n\n\n<p>Los momentos de trabajo que tiene cada \u00e1rea y los de las \u00e1reas entre s\u00ed son instancias que deben ser pensadas y dise\u00f1adas desde la comunicaci\u00f3n para potenciarlas. Un momento central de la comunicaci\u00f3n interna, y del desarrollo de la gesti\u00f3n de la organizaci\u00f3n, son las reuniones. Esto se debe a que, en general, son un espacio de toma de decisiones.<\/p>\n\n\n\n<p>Pero el exceso de reuniones es un error frecuente. \u00bfC\u00f3mo sabemos si una organizaci\u00f3n ha ca\u00eddo en el \u201creunionismo\u201d? Cuando se re\u00fanen m\u00e1s de lo que producen concretamente. Esto no quiere decir que una reuni\u00f3n no sea un espacio de producci\u00f3n. No s\u00f3lo puede serlo sino que eso es lo que caracteriza a una buena reuni\u00f3n. Una reuni\u00f3n es productiva cuando se toma una decisi\u00f3n, se planifica una actividad, se gesta un proyecto, se intercambian ideas, opiniones, miradas.<\/p>\n\n\n\n<p>A pesar de ser una de las formas m\u00e1s habituales de trabajar en equipo, muchas veces las reuniones no son pensadas como un espacio de comunicaci\u00f3n. Esto tiene algunas consecuencias negativas como, por ejemplo, que el encuentro no pase de ser un intercambio de informaci\u00f3n que bien podr\u00eda realizarse por otro medio como un informe escrito. Otros problemas frecuentes que acarrea la no planificaci\u00f3n de una reuni\u00f3n son que los participantes lleguen a ella sin saber muy bien para qu\u00e9 fue convocada, o que durante su transcurso siempre hablen los mismos.<\/p>\n\n\n\n<p>Lo primero es que todos tengan claro que la reuni\u00f3n es un momento de trabajo. Despu\u00e9s, podemos planificarla siguiendo algunos pasos:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Establecer los objetivos de la reuni\u00f3n y compartirlos con todos los que van a participar de ella con anterioridad.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<ol start=\"2\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Establecer el temario o la agenda de la reuni\u00f3n y un orden de prioridades. Y, por supuesto, hacer el esfuerzo por respetarlo durante el desarrollo del encuentro.<br>Lo mejor es comunicar los objetivos y el temario de la reuni\u00f3n con antelaci\u00f3n para que todos sepan de qu\u00e9 se va hablar. Igualmente, antes de comenzar la reuni\u00f3n es bueno consultar nuevamente la agenda para ver si es necesario agregar o quitar puntos.<br>Para armar la agenda es recomendable distinguir los momentos de intercambio de informaciones de los momentos de discusi\u00f3n, an\u00e1lisis o toma de decisiones y tener la conducta grupal de respetar esos momentos.<\/li>\n\n\n\n<li>Acordar la forma de la reuni\u00f3n.<br>Por ejemplo, si se dedicar\u00e1 una parte al intercambio de informaci\u00f3n y otro al debate, si se har\u00e1 un corte en el medio o a qu\u00e9 hora finalizar\u00e1.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<ol start=\"4\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Elegir un coordinador o coordinadora.<br>El rol de la coordinaci\u00f3n de una reuni\u00f3n es fundamental para evitar el desorden y para garantizar una participaci\u00f3n democr\u00e1tica de los asistentes. Por lo tanto, el coordinador o coordinadora debe intentar que se respeten los acuerdos acerca del desarrollo del encuentro (el temario, los tiempos) y ayudar en lo posible a que todos expresen sus ideas y sean escuchados por los dem\u00e1s.<\/li>\n\n\n\n<li>Identificar los problemas y jerarquizarlos. Para establecer las jerarqu\u00edas hay dos criterios complementarios: lo que es urgente y lo que es importante.<\/li>\n\n\n\n<li>Analizar grupalmente las causas de los problemas.<\/li>\n\n\n\n<li>Imaginar grupalmente las posibles soluciones y seleccionar las probables.<\/li>\n\n\n\n<li>Llevar una acta o una memoria de la reuni\u00f3n que despu\u00e9s puede convertirse en un documento de trabajo.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<ol start=\"9\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Distribuir tareas y responsabilidades.<\/li>\n\n\n\n<li>Realizar una s\u00edntesis o resumen de la reuni\u00f3n. Esto implica repasar las decisiones, ordenar los debates o confirmar las tareas que quedan por hacer y sus responsables.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Medios escritos de informaci\u00f3n interna<\/h3>\n\n\n\n<p>Del abanico de medios de comunicaci\u00f3n interna, los medios escritos son los m\u00e1s habituales por algunas ventajas propias del soporte. Son m\u00e1s econ\u00f3micos y requieren menos tiempo y menos habilidades t\u00e9cnicas para producirlos.<\/p>\n\n\n\n<p>Otra ventaja es que se conservan y pueden ser consultados en cualquier momento. \u00bfLa desventaja? El exceso. No es conveniente que en un espacio de trabajo haya mucha cantidad de informaciones circulando en materiales impresos diferentes porque la abundancia de documentos, carteles, informes, boletines puede llevar a que se les preste poca atenci\u00f3n o que se les d\u00e9 poca importancia o que la gente no tenga tiempo de leer y procesar tanta informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Al dise\u00f1ar cualquier tipo de medio escrito conviene tener en cuenta:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Cu\u00e1l es el objetivo principal de ese medio. Ninguna pieza gr\u00e1fica soluciona todas las necesidades comunicacionales por lo tanto conviene tener claro con qu\u00e9 fines produciremos cada medio en particular.<\/li>\n\n\n\n<li>La claridad de la informaci\u00f3n tanto en la redacci\u00f3n como en los recursos gr\u00e1ficos que se utilizan. Qu\u00e9 es claro y qu\u00e9 es confuso depende tambi\u00e9n de la identidad de cada grupo. La identidad tambi\u00e9n influye en la formalidad o informalidad del lenguaje y en el estilo de dise\u00f1o gr\u00e1fico que utilicemos.<\/li>\n\n\n\n<li>Una distribuci\u00f3n interna adecuada y bien realizada.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">Los boletines internos<\/h5>\n\n\n\n<p>Los boletines o revistas de circulaci\u00f3n interna tienen como funci\u00f3n ofrecer informaci\u00f3n detallada sobre las actividades que se realizan en la organizaci\u00f3n, las decisiones, los planes, etc. Tambi\u00e9n pueden incluir miradas, opiniones, distintos tipos de servicios o notas de inter\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<p>Se pueden armar de manera abierta o cerrada. Son abiertos cuando todos los que quieren escribir pueden hacerlo. En este caso hay que pensar cu\u00e1l es la manera m\u00e1s ordenada de funcionamiento. Por ejemplo: abrir un archivo en una computadora en el que todos puedan redactar lo que deseen. Luego editar el documento, dise\u00f1arlo e imprimirlo, fotocopiarlo o enviarlo por correo electr\u00f3nico.<\/p>\n\n\n\n<p>Son cerrados cuando est\u00e1n pensados y escritos por un\/a responsable que en base a criterios establecidos recolecta y selecciona la informaci\u00f3n para luego redactarla.<\/p>\n\n\n\n<p>Es recomendable que, para facilitar la lectura, los boletines tengan secciones fijas: actividades de la organizaci\u00f3n, actividades interesantes, editorial, etc.<\/p>\n\n\n\n<p>Tambi\u00e9n es recomendable una redacci\u00f3n clara y sencilla que no deje de ser atractiva. Si las informaciones est\u00e1n redactadas brevemente y en forma concisa es m\u00e1s posible que sean le\u00eddas \u00edntegramente que si nos extendemos en datos que no resultan interesantes. Un consejo de redacci\u00f3n. Tener en cuenta las seis preguntas b\u00e1sicas: qu\u00e9, qui\u00e9n, cu\u00e1ndo, c\u00f3mo, d\u00f3nde y por qu\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>El formato y el dise\u00f1o dependen de los recursos. Hay empresas que tienen boletines internos con la extensi\u00f3n y la calidad de impresi\u00f3n de una revista. Pero se puede hacer algo \u00fatil y atractivo con una hoja oficio doblaba en tres (un tr\u00edptico) o con un grupo de correo electr\u00f3nico.<\/p>\n\n\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">Las carteleras<\/h5>\n\n\n\n<p>Las carteleras permiten dar informaciones espec\u00edficas sobre las actividades que se realizan en la organizaci\u00f3n en un plazo de tiempo corto. La vigencia de la informaci\u00f3n de las carteleras suele ser breve y para que sean reconocidas como un medio de comunicaci\u00f3n deben ser renovadas con frecuencia y no convertirse en un dep\u00f3sito de papeles pegados.<\/p>\n\n\n\n<p>Conviene organizarlas por temas para que sean le\u00eddas m\u00e1s f\u00e1cilmente.<\/p>\n\n\n\n<p>Un elemento importante a tener en cuenta en su ubicaci\u00f3n: deben colocarse es los lugares de mayor circulaci\u00f3n de la gente a la cual est\u00e1n destinadas.<\/p>\n\n\n\n<p>Otra posibilidad son las carteleras para la comunicaci\u00f3n interna entre las diferentes \u00e1reas y entre la direcci\u00f3n y los trabajadores como las convocatorias a reuniones, festejos internos o nuevos proyectos. Tambi\u00e9n puede ser \u00fatil contar con carteleras con informaciones que todos pueden necesitar en los lugares de trabajo como tel\u00e9fonos, direcciones, pedidos o avisos.<\/p>\n\n\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">Memos o comunicados internos<\/h5>\n\n\n\n<p>Son mecanismos formales que tienen el objetivo de evitar \u201cruidos\u201d en las comunicaciones y de formalizarlas. Pueden ser \u00fatiles si el equipo de trabajo es muy grande y las tareas se hayan divididas y jerarquizadas. En general, se utilizan para comunicar decisiones o para hacer pedidos muy puntuales y cumplen una funci\u00f3n de comprobante o certificado.<\/p>\n\n\n\n<p>Tienen como ventaja que, si bien burocratizan un poco las relaciones, evitan confusiones y el \u201cyo no me enter\u00e9\u201d porque en general al recibirlos cada persona tiene que firmarlo. Pero algunas organizaciones con un clima de trabajo informal pueden resistirse mucho a este tipo de mecanismos.<\/p>\n\n\n\n<p>Para armar memos internos hay que primero dise\u00f1ar un sistema de funcionamiento que unifique criterios: qui\u00e9n puede enviar memos, con qu\u00e9 frecuencia, qui\u00e9n tiene que firmarlos, etc.<\/p>\n\n\n\n<p>Hay variantes m\u00e1s informales. Los comunicados internos no tienen la formalidad de un memo pero se utilizan cuando se quiere comunicar algo espec\u00edfico con determinada urgencia o cuando la informaci\u00f3n no es p\u00fablica y no queremos colocarla en una cartelera. Cuando entre compa\u00f1eros de oficina se mandan correos electr\u00f3nicos con informaciones, confirmaciones de reuniones o documentos de trabajo se est\u00e1 utilizando otra variante de comunicados internos.<\/p>\n\n\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">Los informes<\/h5>\n\n\n\n<p>Se utilizan para brindar informaci\u00f3n compleja y elaborada, describen las tareas realizadas o presentan propuestas. Los informes son \u00fatiles para organizar la informaci\u00f3n y presentarla de forma m\u00e1s ordenada que en una exposici\u00f3n oral.<\/p>\n\n\n\n<p>Es aconsejable pedir informes a cada \u00e1rea o responsable antes de las reuniones de trabajo para ahorrar tiempo o cuando una tarea ha llegado a su fin y se va a proceder a una evaluaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">M\u00e1s recursos<\/h3>\n\n\n\n<p>La lista de posibilidades es enorme y depende sobre todo de la creatividad y de que podamos explotar nuestro manejo de los diferentes lenguajes. S\u00f3lo algunos recursos m\u00e1s que pueden tener en cuenta a la hora del dise\u00f1o:<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Pizarras y papel\u00f3grafos<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Sirven para anotar temarios de reuniones o sintetizar decisiones. Parece muy sencillo, pero hay muchos equipos de trabajo que no utilizan ninguna herramienta para ordenar sus discusiones o hacer m\u00e1s participativos sus intercambios.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Buz\u00f3n de sugerencias, libro de quejas o libro de opiniones<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>El anonimato permite expresar conflictos y opiniones y por eso muchas veces es bueno contar con alguno de estos m\u00e9todos, sobre todo en espacios por los que circulan mucha gente que no tiene la posibilidad de participar en espacios m\u00e1s formales de intercambio.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Publicaciones<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>La historia, los objetivos, los planes de trabajo, el organigrama pueden integran un texto impreso (una carpeta, un librito) que funcione como un medio para multiplicar la identidad de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Este tipo de publicaciones puede resultar muy bueno para d\u00e1rselo a los nuevos integrantes, para consultar cuando no se sabe a qu\u00e9 \u00e1rea pedirle un informe o qui\u00e9n es el responsable de alguna cuesti\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Tambi\u00e9n se pueden realizar en momentos especiales de la vida de la organizaci\u00f3n como los aniversarios, los festejos o distintos tipos de encuentros y acompa\u00f1arlos con muestras fotogr\u00e1ficas, videos institucionales, etc.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Manual de funciones<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>El manual de funciones es un documento que contiene el organigrama, las responsabilidades de las \u00e1reas y de los integrantes de cada una de ellas, las tareas que realizan y los espacios formales de comunicaci\u00f3n. Es un medio muy \u00fatil para la gesti\u00f3n de una organizaci\u00f3n sobre todo cuando hay muchas \u00e1reas y actividades diferenciadas. Tambi\u00e9n es una forma de evitar conflictos y superposici\u00f3n de tareas. \u2022<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ximena Tordini &#8211; Colectivo La Tribu &#8211; 3 de enero de 2007. La comunicaci\u00f3n interna es inseparable de los procesos integrales de gesti\u00f3n y es una dimensi\u00f3n transversal a todos los procesos organizacionales. En este sentido, su objetivo m\u00e1s importante es consolidar, apoyar y crear las condiciones grupales necesarias al proyecto global de la organizaci\u00f3n. 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